内容証明郵便とは、後々に争いなどが生じることが予想される場合や現在、契約の約束が守られていない場合など、紛争の相手方に対して、①どのような内容で、②いつその郵便を出したか、ということを郵便局が証明してくれるものです。
 

この内容証明郵便は、後に裁判などに進展していったときに大きなちからを発揮します。
例えば、建物をＡさんがＢさんに賃貸している場合に、Ｂさんが家賃を６か月間滞納していたとします。Ａさんとしては、今後も、Ｂさんがちゃんと家賃を支払うことができなそうなので、Ｂさんとの賃貸借契約を解除したいものと考えています。このとき、Ａさんは、Ｂさんに口頭で、「これまで滞納した家賃を支払って下さい。支払わなければ、賃貸借契約を解除します」と言ったとしても、後々に言った言わないの争いになってしまい、Ａさんの賃貸借契約の解除は本当に有効かどうかという問題が発生するかもしれません。

このような、紛争を避けるために、ＡさんからＢさんに対して、「滞納した家賃をいついつまでに支払わない場合には、賃貸借契約を解除します」というような文言で、内容証明郵便を出しておきます。

こうすることで、ＡさんはＢさんに催告をしたうえで、賃貸借契約を解除したということが、ちゃんとした証拠として残ることになります。

では、内容証明郵便を実際には、どのように作成すればよいのでしょうか。

内容証明郵便は、１ページに書くことができる文字数は決まっています。

１行に２０字以内、１枚に２６行以内です。

市販されているものを使ってもよいですし、ワープロ等で１行の文字数と１ページの行数を指定すれば、結構簡単に作成することができます。

内容の作成につきましては、相手方に対してあまりに感情的になりすぎてしまいますと、客観的に見ても、よくない文章になってしまいがちになりますので、あくまで証拠を残すことが、主たる目的であることを認識することが大切です。
まちがっても、脅迫となったり、単なる侮辱となってしまうことがないようにしましょう。

文章が書き終わりましたら、よく見直してもう一度確認し、よければ、差出人（あるいは通知者などともいいますが、ともに内容証明郵便を出す方の人の呼び名です）のお名前のわきに押印します。このときの印鑑は、実印である必要はなく、通常使用している印鑑で構いません。ただし、シャチハタなどの印鑑は避けた方がよいでしょう。

なお、ページ数が２枚以上になった場合には、ホッチキスなどで綴じ、ページとページとの間に割印をすることが必要となります。この割印は、上記の差出人の氏名のわきに押印した印鑑でします。
 

内容証明は、同じ内容のものを３通作成し、郵便局に提出しなければなりません。

１通は、相手方に郵送され、１通は、郵便局で保管され、残りの１通は、差出人の保管用となります。

内容証明郵便は、同じもの３通を、相手方の住所・氏名及び差出人の住所・氏名の記載された封筒とともに、郵便局に提出します。

一般的には、配達した事実を証明してもらうようにするので、一般書留郵便に配達証明付で出します。配達証明付で出すと、後に郵送物等配達証明書が差出人に届きますので、この証明書は大切に保管しておきます。

費用の方は、２〜３ページの内容証明郵便ですと、１５００円位〜２０００円弱程度の実費がかかります。

また、せっかく作成した内容証明郵便を郵便局に持って行っても、内容証明郵便の取り扱いを行っている郵便局は、多くないので、二度手間になってしまうこともあります。

郵便局に行かれる際には、必ず事前に、内容証明郵便の取り扱いを行っているかどうかを確認しましょう。

日本郵政のホームページからも検索できます。

⇒東京都内の内容証明郵便の取り扱い郵便局についてはこちら

内容証明郵便を出した場合でも、以下のように相手方に届かないことがあります。

①　相手方が受け取りを拒否した場合

　相手方が、内容証明郵便に記載してある内容を事前にある程度分かっていたり、感情的になり、受け取りを拒否することがあります。この場合、当然相手方は、内容を見ていないことになりますが、郵便自体が相手方に到達したことになります。

　したがって、内容証明郵便に記載した、契約の解除や賃料の支払いの請求などの内容は、法的な効果が発生することになります。

②　相手方に配達されなかった場合

　内容証明郵便は、書留郵便で出すことが原則なので、相手方が、留守などで受け取ることができないことがあります。このときには、郵便局で１週間程度保管することになります。この期間に、相手が、郵便局に連絡をして、受け取ってくれればよいのですが、そのままの状態で、保存期間を過ぎてしまいますと、内容証明郵便が差出人に戻って来てしまいます。こうなってしまうと、①の場合と異なり、相手方に届いたことになりません。法的にも、契約の解除や支払の請求などをしたことになりません。

　このような場合には、内容証明郵便をコピーして、普通郵便で、相手方にもう一度出してみるのが、良いでしょう。確実に相手方に到達した証拠が残ることにはなりませんが、相手方に届けば、差出人が主張しようとしていることは分かるはずですし、法的な効力は発生します。

③　相手方の所在が不明のとき

　内容証明郵便を出したにもかかわらず、相手方がすでにその住所にいないような場合には、転居先不明ということで、戻ってくることがあります。この場合には、相手方を探して、現在どこに住んでいるのかを調べなければなりません。弁護士や司法書士に事件をご依頼された場合には、職務上の請求で住所をある程度まで調べることができますが、これにも限界があります。どうしても、相手方の所在が分からないときには、公示送達という方法を使って、無理やりに到達させてしまうことができます。

　ただ、この公示送達という方法は、裁判所の手続きを経る必要があるため、内容証明郵便を単に出すよりは、手間と時間、費用がかかってしまいます。

⇒ 公示送達とは